1/6 kép
Emberek milliói használják a Microsoft Outlookot e-mailjeik és naptáraik kezelésére mind munkahelyükön, mind otthon. Ez a hasznosságának bizonyítéka, de az igazság az, hogy kevesen tudják, hogyan lehet a legtöbbet kihozni a funkcióiból.
Néhány egyszerű trükk elsajátításával időt takaríthat meg, hatékonyabban dolgozhat, és még az otthoni és a munkahelyi életét is szinkronizálhatja. Ezek a tippek az Outlook 2013-ra, 2016-ra, 2019-re és a Microsoft 365-re vonatkoznak, de sok az Outlook régebbi verzióira is vonatkozik.
1. tipp: Szüntesse meg az ismétlődő gépelést a Quick Parts használatával
Ha rendszeresen be kell gépelnie egy szabványos szövegblokkot, elmentheti a néven “Gyors rész” az e-mailekbe való egyszerű beillesztéshez.
- Jelölje ki a szöveget a zeneszerző ablakban.
- Kattints a "Beszúrás" fület a szalagmenü kihúzásához.
- Válassza ki "Gyors alkatrészek" és válassz “Mentse el a kijelölést a Quick Parts galériába."
- Kattintson "RENDBEN" a felugró ablakban az új Gyors rész kifejezés mentéséhez.
A jövőben, amikor elkezdi beírni ugyanazt a szövegblokkot, megjelenik javaslatként. Találat "Visszatérés" a szöveg teljes beillesztéséhez. A kifejezést az egérrel is kiválaszthatja a "Gyors alkatrészek" ledob. Kattintson rá a jobb gombbal az elhelyezési lehetőségek megjelenítéséhez, vagy szerkessze és kezelje a Gyors alkatrészeket és más „építőelemeket”.
2. tipp: Írjon üzenetet, hogy a jövőben kézbesítsük
Ha olyan hírei vagy üzenetei vannak, amelyeket nem szeretne azonnal megosztani, az Outlook lehetővé teszi a kézbesítés egy meghatározott időpontig történő elhalasztását.
- Írja meg e-mail címét, és adja hozzá a címzettet. Készítsen mindent elküldésre a szokásos módon.
- Kattintson az „Opciók” fülre. Alatta megjelenik egy kirepülő menü.
- Kattintson "Késleltetett szállítás" vagy válassza ki a kis nyíl ikont a „Küld" az Outlook verziójától és az operációs rendszerétől függően.
- Az előugró ablakban válassza ki azt a dátumot és időpontot, amikor szeretné, hogy a címzett megkapja az e-mailt, majd kattintson a "Bezárás" vagy "Küld" az Outlook verziótól és az operációs rendszertől függően.
- Kattintson "Küld" mikor kész.
- Ha Exchange-kiszolgálót használ, most bezárhatja az Outlookot. Ha POP vagy IMAP protokollt használ, akkor nyitva kell hagynia az alkalmazást, amíg a megadott küldési idő le nem telik.
Ezenkívül frissítheti a dátumot és az időt, vagy teljesen törölheti az üzenetet, mielőtt elküldené. Meglátogatni a "Dámajáték" mappát, és kattintson "Cancel Send." Ezután újra létrehozhatja az üzenetet, és elküldheti egy új napon vagy időpontban.
3. tipp: Hozzon létre egy mappát a gyakori keresésekhez
Mindig kereshet az aktuális mappában, ha beír szavakat vagy kifejezéseket az üzenetlista felett található keresőmezőbe. A gyakran keresett kifejezések esetében azonban leegyszerűsítheti a munkát a "Keresés" mappát.
Menj a "Mappa" fület, és kattintson a jobb gombbal "Keresési mappa" létrehozni egyet. Válasszon a különféle sablonok közül (adott személyektől származó e-mailek, fontosként megjelölt levelek stb.), vagy állítsa be saját kritériumait a "Egyéni keresőmappa létrehozása" választási lehetőség.
Az új keresési mappa megjelenik a mappák ablaktáblában az Outlook ablakának bal oldalán; kattintson rá a kiválasztott feltételeknek megfelelő üzenetek megtekintéséhez. Kattintson a jobb gombbal, és válassza ki "Mappa átnevezése" hogy kényelmes nevet adjunk neki.
4. tipp: Automatizálja az ismétlődő feladatokat gyors lépésekkel
Ha azon kapja magát, hogy rendszeresen végrehajt egy bizonyos feladatot, például egy bejövő e-mailt továbbít egy kollégájának, vagy meghív egy csoport címzettet egy megbeszélésre, akkor Gyors lépések időt takaríthat meg. Előre meghatározott készletet talál Gyors lépések közepén a itthon fülön, de a funkció valódi ereje a saját meghatározásában rejlik.
Kattintson a legördülő nyílra, és válassza ki “Új gyors lépés” egyéni műveletsorozat létrehozásához, amellyel az üzenetek kategorizálhatók, áthelyezhetők, megjelölhetők és törölhetők az egér egyetlen érintésével.
Kattintson a kihúzó nyílra, amely a jobb alsó részben található „Gyors lépések” szalagcsoport, megnyit egy párbeszédablakot, amelyből a parancsikonokat sokszorosíthatja és szerkesztheti, így változatos variációkat hozhat létre egy témában.
5. tipp: Rendezze e-mailjeit szabályokkal és feltételes formázással
A „Szabályok” legördülő menüben 'Mozog' szakasza a 'Itthon' lap lehetőséget biztosít szabályok létrehozására és kezelésére az üzenetek érkezéskor történő automatikus feldolgozásához. Ha kattintás előtt kiválaszt egy üzenetet, az felajánlja a hasonló üzenetekre vonatkozó szabály létrehozását. Válassza ki „Szabály létrehozása” és lehetőséget kap mindenféle ellenőrizendő feltétel beállítására, beleértve a feladót, a címzettet, a méretet, a dátumot stb. Azt is kiválaszthatja, hogy mi történjen azokkal az e-mailekkel, amelyek megfelelnek a beállított feltételeknek.
Hasonló tulajdonság az Feltételes formázás, amelyre kattintva megtalálja „Nézet beállítások” követte a "Kilátás" lapon. Ez nem mozgatja és nem dolgozza fel az üzeneteket, de megjeleníti a bizonyos feltételeknek megfelelő e-maileket meghatározott betűtípussal és színnel, így azonnal észreveheti őket a beérkező levelek között.
6. tipp: A szükségtelen üzenetek automatikus törlése
Ha helyet szeretne megtakarítani, vagy rendet szeretne tenni egy nehézkes e-mail nyomvonalon, a Tisztítás az Outlook 2013-ban és újabb verzióiban található eszköz segíthet. Elemez egy teljes e-mail beszélgetést, és töröl minden olyan üzenetet, amelyet teljes egészében idéztek egy következő üzenetben – így a következő üzenetek ellenőrzésével továbbra is láthatja az elhangzottakat.
Használni Tisztítás, kattintson a legördülő menüre a "Itthon" fület, és válassza ki, hogy egyetlen beszélgetést vagy egy teljes mappát szeretne-e rendbe tenni. A beállítások további szabályozásához kattintson a gombra "Beállítások" gombot a felugró figyelmeztetésben, hogy kiválassza, milyen típusú üzeneteket kell törölni, és melyeket hagyni.
7. tipp: delegáljon hozzáférést levelezéséhez és naptárához
Ha egy adott helyzet vagy esemény megkívánja, hogy egy másik személy számára hozzáférést biztosítson Outllok-fiókjához, ideiglenesen megengedheti, hogy valaki más kezelje beérkező leveleit és találkozóit. Ennek beállításához nyissa meg a "Fájl" fülre, majd kattintson a "Fiók beállítások" legördülő menüből, és válassza ki „Hozzáférés delegálása”. Kattintson „Hozzáadás” és adja meg annak a személynek (vagy személyeknek) a nevét, akinek hozzáférést kíván adni.
Egy sor legördülő menüt fog látni az engedélyekhez. Az alapértelmezett beállítások lehetővé teszik a megbízott számára, hogy hozzáférjen és frissítse naptárát és feladatlistáját, miközben az e-mailek és a névjegyek privátak maradnak. Az engedélyeket saját igényei szerint állíthatja be.
Jegyzet: A meghatalmazottnak ugyanazt az Outlook-verziót kell használnia, mint Ön, és a hozzáférni kívánt elemeket egy Exchange-kiszolgálón kell tárolni. A meghatalmazott nem férhet hozzá az Ön merevlemezén található postafiókjához.
8. tipp: Az olvasási visszaigazolások kezelése
Szerencsére az Outlook elég jól viselkedett ahhoz, hogy engedélyt kérjen az olvasási visszaigazolás elküldése előtt; gombra kattintva tovább testreszabhatja viselkedését "Fájl" fül, nyitás "Opciók," kiválasztva a "Levél" nézetet, és görgessen le a 'Követés' szakasz. Az elküldött fogadási kérelmek gyakoriságának konfigurálásához válassza a lehetőséget "mindig" vagy "soha," vagy konfigurálja saját nyugtakérési beállításait.
Az egyik hasznos lehetőség a kézbesítési nyugta kérése, amely megerősíti, hogy az e-mail elérte a címzett levelezőszerverét, anélkül, hogy ragaszkodna az értesítéshez a tényleges megnyitáskor.
9. tipp: Időzónák
Ha munka miatt utazik, tisztában lesz azzal, hogy az Outlookban nem a megfelelő időben jelennek meg a találkozók és találkozók. Szerencsére a beállításokon belül szabályozhatja az időzónákat. Alatt „Fájl”, keres "Opciók" és válassza ki "Naptár" kinyitni a tiédet "Időzóna" beállítások. Miután megváltoztatta a helyi időzónát, az e-mailek időbélyegei és naptárbejegyzései a megfelelő eltolással jelennek meg.
Beállíthat egy második megjelenítési időzónát is, így például nyomon követheti, hány óra van hazafelé, vagy megnézheti, mennyi az idő a tengerentúli kollégái számára, így biztosítva, hogy a munkaidőben elkapja őket, és ne vegye fel velük a kapcsolatot a nap kellemetlen szakaszában. Kattintson „Időzónák cseréje” könnyen válthat egyik helyről a másikra.
10. tipp: Használja a Sticky Notes funkciót
Az Outlook tartalmaz egy beépített cetlik funkciót, amely segít emlékeztetni vagy tudomásul venni a fontos információkat. nyomja meg "Ctrl + Shift + N" az Outlook felületén bárhonnan létrehozhat egy új jegyzetet, amelyet a képernyőn bárhol el lehet húzni és elhelyezni. Alapértelmezés szerint a jegyzetek halványsárgán jelennek meg, de hozzárendelheti őket kategóriákhoz, ami miatt átváltanak a hozzájuk tartozó színre.
A jegyzetek kezeléséhez kattintson a gombra "Jegyzet" ikon alján 'Kilátás' panel. Innen másolhat, rendezhet és nyomtathat jegyzeteket. Az ablak jobb felső sarkában található mezőben kereshet is konkrét szöveget tartalmazó jegyzetekre.
11. tipp: Titkosított e-mail
Ha bizonyítani szeretné, hogy üzenetei valóban Öntől származnak, az Outlook titkosítással aláírhatja az e-maileket. Még egy lépéssel tovább is léphet, és titkosíthatja a szöveget és a mellékleteket, így csak azok a címzettek olvashatják el, akikkel megosztotta a kulcsot. Ennek beállításához nyissa meg a „Trust Center Settings” (Trust Center Settings) elemet a gombra kattintva „Fájl | Opciók | Bizalmi Központ” és kiválasztva "E-mail biztonság."
Az e-mailek titkosítása és a digitális aláírás hozzáadása olyan egyszerű, mint a megfelelő négyzetek bejelölése, de létre kell hoznia és importálnia kell egy digitális azonosító ha még nincs. Kattintson „Get a Digital ID…” számos szolgáltatóra mutató hivatkozások megtekintéséhez, köztük a Comodohoz, amely ingyenes e-mail tanúsítványokat kínál.