A dokumentumok kezelése az egyik legfontosabb dolog a SharePointban. Az üzleti életben a dokumentumok gyakran fejlődő dolgok. Előfordulhat, hogy a OneDrive Vállalati verzióból indulnak, és a szervezet csapatoldalán végeznek. A dokumentumok gyakran változtatják a helyüket, ezért a SharePointban történő dokumentumok mozgatásának csínját-bínját ismerni nagyon fontos.
Többféle módszer
Mindenki, aki már dolgozott a SharePointban, tudja, hogy egy adott feladatot számos módon lehet elvégezni. Ez alól a dokumentumok mozgatása sem kivétel. Az, hogy végül a Fájlkezelőt vagy a Migrációs eszközt használja, számos tényezőtől függ, például az áthelyezett dokumentumok számától, a verzióelőzmények megőrzésének fontosságától, a metaadatoktól stb.
1. Fájlböngésző
Ha egy dokumentumot a Fájlkezelővel szeretne áthelyezni, nyissa meg a cél- és a forrásdokumentum-könyvtárat (nem számít, ha ugyanaz a webhely). Válassza ki Fájlkezelő a legördülő menüben. Ez megnyit egy felfedező nézetet az egyes könyvtárak számára. A fogd és vidd módszerrel mozgathatja az elemeket a két felfedező nézet között.
Mind a mappákat, mind a fájlokat áthelyezheti, és megőrizheti a tartalomtípusokat, ha mind a forrás, mind a célhely meghatározott tartalomtípusokkal rendelkezik. Ez a metódus megőrzi az egyéni metaadatokat is, ha mind a forrás, mind a célhely ugyanazokkal a metaadatokkal van megadva.
A folyamat azonban manuális, és inkább másolás, mint áthelyezés, ami azt jelenti, hogy az áthelyezés után törölnie kell a forráselemeket. Nem őrzi meg a verzióelőzményeket, illetve a létrehozott, általa létrehozott, módosított és módosított tulajdonságokat.
2. Áthelyezés/Másolás ide
Bár hasznos és egyszerű, a Költözik és Másold parancsok csak a SharePoint Online-on érhetők el. Ezzel a beállítással dokumentumokat helyezhet át a OneDrive Vállalati verzióból vagy a SharePointból a SharePoint vagy a OneDrive célhelyére. Válassza ki a fájlt, és kattintson a két parancs egyikére. A Költözik opció áthelyezi a metaadatokkal és verzióelőzményekkel ellátott dokumentumot egy másik mappába ugyanazon a könyvtáron belül, egy másik könyvtárba vagy egy másik webhelyre.
Ez a módszer tökéletes a végfelhasználók számára, mivel egyszerű és egyértelmű. Lehetővé teszi a fájlok és mappák másolását és áthelyezését. A legjobb dolog az, hogy megőrzi a tartalomtípusokat, az egyéni metaadatok verzióelőzményeit, és a létrehozott, által létrehozott, módosított és módosított tulajdonságok. A Másolat parancsra azonban csak a legújabb verziót tartja meg – a fő hátrány nyilvánvalóan az, hogy ez a módszer kizárólag a SharePoint Online-ra vonatkozik.
3. Tartalom és struktúra kezelése
Ha engedélyezi a SharePoint Server közzétételi infrastruktúra funkcióját, akkor a Tartalom és struktúra kezelése hivatkozást láthatja, amikor a webhelyre navigál. Webhely adminisztrációja. Ezzel a funkcióval dokumentumokat helyezhet át/másolhat. Ez az egyik legjobb hack, amely segít több dokumentum egyidejű áthelyezésében, miközben megőrzi a verzióelőzményeket, amelyeket létrehozott, készített, módosított és módosított a tulajdonságok. Ezzel a módszerrel a tartalomtípus és a metaadatok is megmaradnak.
A közzétételi funkciót azonban be kell kapcsolnia. Még ekkor sem tud több mappát áthelyezni. Ennek a módszernek talán a legnagyobb hátránya, hogy használatához webhelytulajdonosnak kell lennie. Ja, és csak egyetlen webhelyen belül működik.
4. Tartalomszervező
Egyszerűen aktiválja a Content Organizer funkciót, majd válassza ki a használni kívánt útválasztási szabályokat, és helyezze át az áthelyezni kívánt dokumentumot a legördülő könyvtárba. Ez a módszer lehetővé teszi a dokumentumok áthelyezését bármely más webhelyre. A konfigurálás eltart egy ideig, de csak egyszer kell megtennie. Megőrzi a tartalomtípusokat és az egyéni metaadatokat is.
Bár nem őrzi meg a verzióelőzményeket, és rendszergazdát igényel, van egy hasznos funkciója, amely lehetővé teszi, hogy a dokumentumot egy mappába irányítsa.
5. SharePoint migrációs eszköz
A Microsoft tudja, hogy a dokumentumok áthelyezése a SharePointban kissé bonyolult lehet. Ez az oka annak, hogy a vállalat az ingyenes SharePoint Migrációs eszközzel állt elő. Ez az eszköz mindent kezel a kicsitől a nagyméretű áttelepítésig, amely fájlokat, mappákat és akár listákat is tartalmazhat a SharePoint webhelyről. Az elemek átkerülnek a OneDrive-ba vagy a SharePointba.
Ennek a módszernek a legszembetűnőbb előnye az, hogy az eszköz képes kezelni a nagy migrációkat. Nagyon testreszabható, és megőrzi a verzióelőzményeket. A 2013 előtti SharePoint-verziókkal azonban nem kompatibilis. Ezzel szemben néhány harmadik féltől származó migrációs termék lényegesen jobban testreszabható.
6. Harmadik féltől származó termékek
A legtöbb minőségi, harmadik féltől származó dokumentum-migrációs termék nem ingyenes, de általában fantasztikusan teljesítenek, különösen nagyszabású migráció esetén. Általában méretezhetőek és nagymértékben testreszabhatók. A legtöbb ilyen termék képes mindent megőrizni, beleértve a tartalomtípusokat, a metaadatokat, az összes tulajdonságot és a verzióelőzményeket.
Másrészt ez a módszer pénzbe kerül. Ha figyelembe vesszük azt a tényt, hogy egy olyan eszközért fizet, amely segít a dokumentumok áthelyezésében, akkor kezd el tűnődni, hogy a SharePoint miért nem rendelkezik még felhasználóbarát lehetőséggel. Egy másik hátránya, hogy a harmadik féltől származó termékek konfigurálásához és futtatásához rendszergazda szükséges.
7. Egyedi megoldás
Végül kódolhatja saját egyéni megoldását számos technikával, például a REST API-val. A végfelhasználónak nem kell semmit irányítania, tetszés szerint testreszabhatja, és gondoskodhat arról, hogy minden megmaradjon a dokumentumokban. Másrészt tudnia kell kódolni, és egy kis időt el kell töltenie a kód írásával és karbantartásával, ami különösen bonyolult lehet a termékfrissítések idején.
Válassza ki a módszert
Még több módszer is létezik a dokumentumok SharePointban való mozgatására, de ezeknek a legtöbb igénynek kell megfelelniük. Először gondolja át, mire van szüksége, és hamarosan pontosan tudni fogja, hogy melyik módszert használja az egyes esetekben.
Az alábbi módszerek közül melyiket részesíti előnyben? Egynél többet használtál? Beszéljétek meg.