Sok mindent megtehet csapata hatékonyságának javítása érdekében, és ezek egyike egy olyan együttműködési központ, mint a Microsoft Teams. Ez egy nagyszerű kommunikációs eszköz, amellyel cseveghet, fájlokat oszthat meg, valamint hang- és videomegbeszéléseket folytathat csapatával.
Ha még csak most kezdi használni a Teams szolgáltatást, előfordulhat, hogy nem tudja, hogyan ütemezzen egy találkozót. Ezt többféleképpen megteheti, és a lehetőségei attól függnek, hogy melyik Microsoft Teams verziót használja. Ebben a cikkben minden részletet megadunk, amit tudnia kell.
Találkozó ütemezése a Microsoft Teamsben
Microsoft Teams-fiókja az összes Microsoft 365 Group termékhez csatlakozik, például a SharePointhoz, az Outlookhoz, a Yammerhez stb. A Teamsben használt naptár pedig közvetlenül kapcsolódik a Microsoft Exchange naptárhoz.
Az Outlook az Exchange-naptárt is használja. Ez azt jelenti, hogy miután ütemezett egy értekezletet az Outlookon keresztül, az automatikusan megjelenik a Teamsben, és fordítva. Így ütemezhet be egy értekezletet a Microsoft Teamsben:
- A Teams chatben kattintson a gombra Ütemezzen be egy találkozót ikonra (az új üzenet mezője alatt).
- Ezután válassza ki Naptár, amely a bal oldali panelen található, majd kattintson a gombra Új találkozó.
- Megjelenik egy felugró ablak. Kiválaszthatja a találkozó időpontját és dátumát.
- Ha végzett az ütemezéssel, kattintson a gombra Megment. Ezt követően a felugró ablak bezárul, és az Outlook segítségével elküldheti az értekezlet-meghívókat.
Ütemezési asszisztens
A felugró ablakban használhatja a funkciót is Ütemezési asszisztens. Ez a funkció segít megtalálni a megfelelő időpontot a csapat minden tagja számára, beleértve Önt is.
Ha ezt a lehetőséget választja, láthatja, hogy a megbeszélés résztvevői mikor vannak szabadok, és mikor vannak elfoglalva. A sötétkék azokat az időréseket jelöli, amelyek nem elérhetők. A világoskék idősávok a rendelkezésre álló időpontok, a szürke pedig a résztvevők munkaszüneti ideje.
A csapaton kívüli emberek meghívása
A Microsoft Teams egyik nagyszerű tulajdonsága, hogy a szervezetén kívüli embereket is meghívhat az értekezletre.
Még Microsoft Teams licenccel sem kell rendelkezniük. Csak a nevükre és az e-mail címükre van szüksége, és elküldheti a meghívót. A következőket kell tennie:
- Nyissa meg a Szükséges résztvevők hozzáadása opciót az Új találkozó előugró képernyőn.
- Kattintson Választható.
- Adja meg a személy e-mail címét.
- Kattintson Meghívás, hamarosan egy e-mailes meghívó landol a postaládájában.
Beütemezhet egy értekezletet is, amely egy adott Teams-csatornán belül zajlik majd. A Új Találkozó űrlap, válasszon Csatorna hozzáadása. Miután beállítottad és elküldted a meghívókat, nem válthatsz csatornát.
Ha módosítania kell, új meghívókat kell létrehoznia. Továbbá, ha egy találkozóra egy csatornán kerül sor, mindenki, aki tagja ennek a csapatnak, csatlakozhat az értekezlethez, még akkor is, ha nem kapta meg a meghívót.
Microsoft Teams ingyenes kiadás
Abban az esetben, ha a Teams ingyenes kiadását használja, felmerülhet a kérdés, hogy hol található az ütemezési lehetőség az alkalmazásban. Nos, sajnos a Microsoft Teams ingyenes verziójában nem lehet megbeszélést ütemezni.
De ez nem jelenti azt, hogy egyáltalán nem tarthat találkozót. Az alkalmazás rendelkezik a Találkozz most lehetőség, amikor gyorsan össze kell gyűjteni a csapatot.
Nem kell mást tennie, mint a mellette lévő kamera ikonra kattintani Találkozz most majd válassza ki a megbeszélésen részt vevő személyek összes nevét. Ez a funkció előfizetéses Teams-fiókokhoz is elérhető.
További információ a Microsoft Team Meetingekről
Egyetlen Teams-megbeszélésben akár 250 ember is részt vehet. Azonban nem láthat minden résztvevőt egyszerre. A legutóbbi frissítések előtt legfeljebb négy aktív résztvevőt láthatott egy hívásban. Mostantól egyszerre kilenc résztvevő jelenhet meg a képernyőn. Az új frissítés azonban más izgalmas újításokat is hozott.
A Microsoft Teams értekezlet résztvevői jobb hangminőséggel és egyéni háttérrel rendelkeznek a megbeszélésekhez. Videót is rögzíthet, ha nagyobb figyelmet kell fordítania egy adott értekezlet résztvevőjére. Az értekezletekkel kapcsolatos egyéb szolgáltatások közé tartozik a virtuális előcsarnok, a képernyőmegosztás és az interaktív hibaelhárítás.
Hozd közelebb csapatodat
A Microsoft Teams segítségével számos módon teheti hatékonyabbá munkahelyét. Ez többnyire egy chat-alapú és fájlmegosztó alkalmazás. De akkor is fantasztikus eszköz, ha videokonferenciát kell tartania a csapatával.
Az ütemezési asszisztenssel való találkozó ütemezése sokkal kényelmesebbé teszi a megfelelő időpont megtalálásának logisztikáját. És ha valaki nem tagja a szervezetének vagy csapatának, továbbra is csatlakozhat. Csak küldjön nekik meghívót e-mailben.
Részt vett valaha Microsoft Teams találkozón? Vagy ütemezett? Tudassa velünk az alábbi megjegyzések részben.